Kodėl pranešimai spaudai vis dar svarbūs
Gyvename laikais, kai socialiniai tinklai ir tiesioginė komunikacija su auditorija atrodo kaip pagrindinis būdas pasiekti žmones. Tačiau pranešimai spaudai niekur nedingo ir išlieka vienu efektyviausių būdų pritraukti dėmesį prie jūsų organizacijos, produkto ar įvykio. Žurnalistai kasdien gauna dešimtis, o kartais ir šimtus pranešimų, todėl jūsų užduotis – išsiskirti iš minios.
Pranešimas spaudai veikia kaip tiltas tarp jūsų ir žiniasklaidos. Tai ne reklama, ne savireklama, o vertinga informacija, kuri gali tapti straipsniu, reportažu ar bent paminėjimu žiniasklaidos kanaluose. Svarbu suprasti, kad žurnalistai ieško istorijų, kurios domintų jų auditoriją, o ne jūsų verslo tikslų įgyvendinimo priemonių.
Gerai parašytas pranešimas gali atverti duris į platesnę žiniasklaidos aprėptį, padidinti prekės ženklo žinomumą ir net pagerinti paieškos sistemų rezultatus. Bet tam reikia žinoti, kaip tai daryti teisingai.
Kada verta siųsti pranešimą spaudai
Ne kiekvienas įvykis ar naujiena verta pranešimo spaudai. Tai pirmasis ir svarbiausias klausimas, kurį turite sau užduoti prieš sėsdami rašyti. Žurnalistai vertina savo laiką ir greitai atpažįsta bandymus jiems primesti nereikšmingą informaciją.
Pranešimas spaudai tinka, kai turite tikrai naują produktą ar paslaugą, ypač jei jis sprendžia aktualią problemą ar pristato inovaciją. Taip pat verta informuoti apie reikšmingus įmonės pasiekimus – didelius sandorius, plėtrą į naujas rinkas, svarbius partnerystės susitarimus. Renginiai, kurie kviečia plačiąją visuomenę ar turi visuomeninę reikšmę, taip pat yra geras pranešimo objektas.
Tyrimai, apklausos ir statistika, ypač jei ji atskleidžia netikėtų tendencijų ar patvirtina visuomenei aktualius klausimus, beveik visada sulaukia žiniasklaidos dėmesio. Socialinės iniciatyvos, labdaros projektai ar aplinkosaugos programos taip pat dažnai būna įdomios žurnalistams.
Kita vertus, venkite siųsti pranešimų apie nedidelius vidaus pakeitimus, įprastus verslo procesus ar per dažnus atnaujinimus. Jei jūsų naujiena nėra įdomi net jums patiems, ji tikrai nebus įdomi ir žurnalistams.
Kaip sukurti pranešimą, kurį norėsis perskaityti
Pirmasis sakinys – tai jūsų vienintelė tikra galimybė sudominti žurnalistą. Jei jis neįdomus, likusi pranešimo dalis tikriausiai nebus perskaityta. Pradėkite nuo esmės, nuo to, kas tikrai svarbu ir įdomu. Pamirškite ilgas įžangas ir bendras frazes apie tai, kokia jūsų įmonė puiki.
Antraštė turi būti konkreti ir informatyvi. Ne „Įmonė X pristato naują produktą”, o „Lietuvoje sukurta programa, leidžianti sutaupyti iki 40% šildymo išlaidų”. Matote skirtumą? Antrasis variantas iš karto sako, kas, ką ir kokią naudą tai teikia.
Pirmame paragrafe atsakykite į pagrindinius klausimus: kas, ką, kada, kur, kodėl ir kaip. Tai vadinama žurnalistikos piramide – svarbiausia informacija viršuje, smulkmenos žemiau. Žurnalistas turėtų galėti suprasti esmę perskaitęs tik pirmą pastraipą.
Citatos suteikia pranešimui gyvybingumo. Įtraukite bent vieną komentarą iš įmonės vadovo ar projekto atsakingo asmens. Tik prašau – ne tokias: „Džiaugiamės galėdami pristatyti šį produktą rinkai”. Citata turi būti gyva, autentiška, pasakyti kažką, ko negalima pasakyti kitaip. Pavyzdžiui: „Per pastaruosius metus gavome daugiau nei 200 skundų dėl šios problemos, todėl nusprendėme imtis konkrečių veiksmų”.
Faktas ir skaičiai suteikia patikimumo. Vietoj „daugelis vartotojų” rašykite „73% apklaustų vartotojų”. Vietoj „sparčiai augame” – „per metus apyvarta išaugo 156%”. Konkretumas visada laimi.
Techniniai dalykai, kurie turi būti tvarkoje
Pranešimo ilgis turėtų būti 300-500 žodžių. Tai pakanka pasakyti esmę, bet neužkrauna žurnalisto pertekline informacija. Jei turite daugiau ko pasakyti, geriau pridėkite papildomą informacinį lapą ar nuorodą į išsamesnę medžiagą.
Formatavimas turi būti paprastas ir aiškus. Naudokite standartinį šriftą (Arial ar Times New Roman, 11-12 dydžio), palikite pakankamai tarpų tarp pastraipų. Vengti spalvų, sudėtingo dizaino ar per daug paryškinimų. Pranešimas spaudai – tai ne marketingo brošiūra.
Viršuje visada nurodykite datą ir vietą. Pavyzdžiui: „Vilnius, 2024 m. sausio 15 d.” Tai padeda žurnalistams suprasti, ar informacija aktuali. Pabaigoje būtinai įtraukite kontaktinę informaciją – vardą, pavardę, telefono numerį ir el. paštą asmens, kuris gali pateikti papildomos informacijos ar suorganizuoti interviu.
Jei turite kokybišką vaizdinę medžiagą – nuotraukas, video ar infografikas – būtinai ją pridėkite arba nurodykite, kur ją galima rasti. Žiniasklaidai vizualinis turinys labai svarbus, ir pranešimas su gera nuotrauka turi daug didesnę tikimybę būti publikuotas.
Kam ir kaip siųsti pranešimą
Masinis siuntimas visiems žurnalistams iš eilės – viena didžiausių klaidų. Geriau surinkti tikslią žiniasklaidos kontaktų bazę, kuri atitinka jūsų tematiką. Jei pranešate apie technologijų naujieną, siųskite technologijų žurnalistams, o ne kulinarijos skyriaus redaktoriams.
Prieš siųsdami, pasidomėkite, ką rašo konkretus žurnalistas ar redakcija. Jei matote, kad jie jau rašė panašiomis temomis, tikimybė, kad sudomins ir jūsų pranešimas, yra daug didesnė. Galite net personalizuoti laišką, paminėdami konkretų jų straipsnį ar reportažą.
El. laiško tema turi būti aiški ir konkreti. Ne „Pranešimas spaudai”, o „Naujas tyrimas: 65% lietuvių nerimauja dėl kibernetinio saugumo”. Žurnalistai gauna šimtus laiškų per dieną, todėl tema gali lemti, ar jūsų laiškas bus atidarytas.
Patį pranešimą galite įterpti tiesiog į laiško tekstą arba pridėti kaip PDF priedą. Abu variantai priimtini, bet tekstas laiške dažnai veikia geriau, nes jį galima iš karto perskaityti be papildomo veiksmo. Jei siunčiate priedą, vis tiek įtraukite trumpą įžangą laiško tekste.
Geriausias laikas siųsti pranešimus – antradienis, trečiadienis ar ketvirtadienis, 9-11 val. ryto. Pirmadieniais redakcijos dar tvarko savaitgalio medžiagą, o penktadieniais jau ruošiasi savaitgaliui. Vengti siųsti anksti ryte ar vėlai vakare.
Ką daryti po išsiuntimo
Po kelių valandų ar kitą dieną galite švelniai priminti apie pranešimą, ypač jei tai laiko jautri informacija. Bet būkite atsargūs – per daug priekabumo gali sukelti priešingą efektą. Vienas papildomas laiškas ar skambutis yra priimtinas, bet ne daugiau.
Jei žurnalistas atsiliepė ir prašo papildomos informacijos ar interviu, reaguokite kuo greičiau. Žiniasklaida dirba su griežtais terminais, ir jūsų greitas atsakymas gali lemti, ar istorija bus publikuota, ar ne. Turėkite paruošę papildomos medžiagos – statistikos, ekspertų komentarų, nuotraukų.
Kai pranešimas tampa publikacija, būtinai ją pasekite socialiniuose tinkluose, pasidalinkite su savo auditorija. Tai ne tik padidina publikacijos pasiekiamumą, bet ir rodo žurnalistams, kad vertinate jų darbą. Ateityje jie bus labiau linkę dėmesį skirti ir jūsų pranešimams.
Nepamiršite padėkoti žurnalistui už publikaciją. Paprastas, nuoširdus padėkos laiškas gali padėti užmegzti ilgalaikį santykį su žiniasklaida. Tai investicija į ateitį – žurnalistas, kuris jus pažįsta ir pasitiki jumis, greičiau atsilieps ir į būsimus pranešimus.
Dažniausios klaidos ir kaip jų išvengti
Viena didžiausių klaidų – rašyti per daug reklamiškai. Pranešimas spaudai nėra reklama. Jei kiekviename sakinyje kartojate, kokia jūsų įmonė nuostabi ir kokie puikūs jūsų produktai, žurnalistas iš karto tai pastebės ir ignoruos. Rašykite objektyviai, faktais grįstai, lyg būtumėte pats žurnalistas.
Kita problema – per daug žargono ir techninių terminų. Net jei rašote specializuotai žiniasklaidai, stengiasi būti suprantami. Jei naudojate specialius terminus, trumpai juos paaiškinkite. Atminkite – žurnalistas gali būti ne ekspertas jūsų srityje.
Daugelis organizacijų siunčia pranešimus per retai arba per dažnai. Jei siunčiate tik kartą per metus, žiniasklaida jūsų neprisimins. Jei siunčiate kas savaitę dėl mažareikšmių dalykų, pradės ignoruoti. Raskite pusiausvyrą – siųskite tik tada, kai turite tikrai vertingos informacijos.
Nepakankamai dėmesio skiriama kontaktinei informacijai. Įsivaizduokite – žurnalistas sudomėjo jūsų pranešimas, nori daugiau sužinoti, bet negali jūsų pasiekti. Visada nurodykite mobilųjį telefoną (ne tik stacionarų), el. paštą ir būkite pasiekiami. Jei išsiunčiate pranešimą prieš atostogas ar savaitgalį, įsitikinkite, kad kas nors galės atsakyti į skambučius.
Kai pranešimas tampa istorija
Geriausias pranešimas spaudai – tas, kuris virsta tikra istorija. Ne sausu faktu, o pasakojimu, kuris įtraukia skaitytojus, turi veikėjų, problemų ir sprendimų. Galvokite apie žmones, kuriuos jūsų naujiena paliečia. Kaip ji keičia jų gyvenimą? Kokią problemą sprendžia?
Pavyzdžiui, vietoj „Įmonė X atidaro naują gamyklą” galite papasakoti apie 50 naujų darbo vietų sukūrimą regione, kur nedarbas aukštas, arba apie inovatyvias gamybos technologijas, kurios sumažins taršą. Tai jau istorija, ne tik faktas.
Sėkmingos komunikacijos su žiniasklaida pagrindas – nuoširdumas, skaidrumas ir vertės kūrimas. Jei nuolat teiksiate žurnalistams kokybišką, aktualią informaciją, jie pradės jus laikyti patikimu šaltiniu. Tai reiškia, kad ateityje jie patys gali kreiptis į jus komentarų ar ekspertinės nuomonės.
Pranešimai spaudai – tai ne vienkartinis veiksmas, o dalis platesnės komunikacijos strategijos. Kiekvienas išsiųstas pranešimas, kiekviena publikacija, kiekvienas kontaktas su žurnalistu kuria jūsų reputaciją žiniasklaidos akyse. Todėl vertinkite kokybę, o ne kiekybę, ir visada klauskite savęs: ar tai tikrai verta žurnalisto laiko? Jei atsakymas taip, drąsiai siųskite. Jei ne – geriau palaukite, kol turėsite tikrai vertingos informacijos.
